Обзор возможностей системы Power Bi

Для упрощения работы с данными применяется система Power Bi – мощный аналитический инструмент от Microsoft. Система позволяет обрабатывать большие объемы информации из разных источников и открывает новые возможности как для маркетологов, так и для руководителей предприятий, менеджеров проектов и не только.

В нашей статье мы рассмотрим, как работает Power Bi, в чем ее сильные стороны, и какую пользу она приносит вашему бизнесу.

Что такое Power Bi

Ценность инструмента состоит в том, что он легко генерируется с другими сервисами и собирает информацию с большого количества источников, которые абсолютно между собой не связаны. Это могут быть сервисы облачного хранения, API, Access, Google Docs или таблицы Excel, файлы .txt, .cvs и так далее. Связь аналитики с системой управления контентом происходит через платформу Adobe Creative Cloud, которая включает множество приложений для работы с контентом, а также для дизайна и разработки.

Полученные данные система представляет в визуализированных отчетах различного вида. Для удобства пользователя можно настроить отображение в виде графиков, круговых и линейных диаграмм, фигур и т.п.. При этом возможности инструмента постоянно расширяются – Power Bi обновляется регулярно. Доступ к любым данным аналитики легко настраивается для всех сотрудников, причем можно внести корректировки для каждого.

Десктопная версия Power Bi адаптирована для Windows, мобильная – для Android и IOS. Программа скачивается и устанавливается на устройство, далее создается и настраивается учетная запись.

Кому подходит Power Bi

В случае с очень мелкими предприятиями можно обойтись без него, но помните, что грамотное структурирование и обработка информации важны для каждой компании независимо от масштаба. Систематизировать полученные сведения при помощи Power Bi гораздо быстрее и проще, чем вручную.

Для среднего и крупного бизнеса инструмент незаменим, поскольку обрабатывать данные из каждого источника по отдельности и сводить их воедино отнимает массу времени и сил. Работа компании завязана на множестве показателей. Производство, оказание услуг, продвижение, реклама, логистика, аренда, техническое оснащение, работа сотрудников – всё это требует финансовых вложений, которые должны быть соразмерны полученным конверсиям и прибыли, находиться в правильном балансе с показателями оттока, удержания клиентов и так далее. PBi помогает собрать разрозненную аналитику воедино и эффективно ее обработать.

Инструмент оказывает существенную помощь в работе:

• Руководителей, которым необходимо постоянно мониторить ситуацию и отслеживать динамику малейших изменений трафика, конверсий, продаж.

• Маркетологов, чтобы своевременно замечать слабые места и корректировать стратегию SEO-продвижения, оптимизировать контекстную рекламу, рационально расходовать бюджет, выделенный на маркетинг.

• Аналитиков, которые делают прогнозы на будущее, ориентируясь на текущие данные.

• Менеджеров, в том числе по продажам, чтобы знать, на какие нюансы следует обратить внимание, где нужно оптимизировать работу своего отдела, корректировать KPI и т.д.

Power Bi предоставляет отчеты по самым разным метрикам, которые важны и для других сотрудников фирмы, и помогают грамотно распределять ресурсы.

Возможности системы Power Bi

В числе наиболее ценных возможностей системы выделяют следующие:

• Сбор воедино данных по разным источникам, не связанным между собой.

• Удобная визуализация полученной информации в графическом виде, что помогает лучше воспринимать и обрабатывать аналитику.

• Приведение разрозненных сведений к единому стандарту, который позволяет обрабатывать информацию с самых «глубин» и выявлять причинно-следственные связи происходящих процессов.

• Генерация собственных формул, показателей KPI и метрик для контроля состояния и оптимизации бизнеса.

• Возможность представить любые отчеты через интернет с помощью онлайн-сервиса Power Bi Service, либо через приложение Power Bi Mobile.

• Возможность предоставления доступа индивидуально для каждого сотрудника.

• Настройка оповещений для конкретных сотрудников, которые будут срабатывать в случае достижения «критической» отметки по заданным KPI.

• Автоматическая актуализация данных: обновление информации в отчетах на облачном хранилище Power Bi происходит в режиме онлайн.

Инструменты Power Bi Desktop

Система работает на базе трех сервисов, интегрированных между собой:

• Редактор запросов Power Query;

• Редактор модели данных Power Pivot;

• Визуализатор отчетов Power View.

Каждый инструмент рассмотрим отдельно.

Power Query

Это редактор запросов, который собирает аналитические данные с источников и приводит к единому формату. В роли источников могут выступать базы данных, файлы, хранилища и т.д., причем список доступных для интеграции сервисов регулярно обновляется. Если какой-либо источник только что внедрили и он работает в тестовом режиме, то рядом с ним вы увидите пометку «бета-версия».

Чтобы получить данные с того или иного источника, откройте вкладку «Главная», найдите опцию «Получить данные» и выберите в списке нужный вариант. Нажмите «Подключить».

Чтобы воспользоваться редактором, есть два способа:

1. В списке данных выбрать интересующую вас таблицу и нажать «Изменить».
2. Использовать опцию «Изменить запросы» на вкладке «Главная».

Редактор позволяет проводить множество преобразований. При этом все выполненные действия отображаются в виде списка с правой стороны, и можно изменять последовательность действий или удалять лишние.

Алгоритм шагов записывается в редакторе, и впоследствии все запросы, подключенные к источнику, будут автоматически формироваться в нужном виде.

Power Pivot

Power Pivot – инструмент для моделирования данных. С помощью этой технологии сведения, полученные нами из редактора запросов Query, связываются между собой и приводятся к общей модели.

При необходимости мы можем работать с каждой таблицей по отдельности, но благодаря Power Pivot можем их соединить. Таким образом, находясь в рамках одной таблицы, можно получать данные из других таблиц, которые с ней связаны.

Система распознает ячейки таблиц с одинаковым именем, значениями и типами данных, и связывает их автоматически. Но для точности необходимо всегда проверять правильность установленных связей при создании или изменении модели.

Установить связи можно вручную двумя способами:

1. Открыть раздел «Связи». В левой части экрана выделить нужный столбец и потянуть к другому столбцу, который нужно привязать.
2. В разделе «Главное» использовать функцию «Управление связями». В открывшемся окне выбрать нужные таблицы и нажать кнопку «Создать» либо «Изменить», если связь уже создана.

После этого нужно выбрать столбец, по которому таблицы будут связываться, установить кратность и кросс-фильтры.

После установки связей можно создать собственные показатели KPI по конверсиям, продажам, эффективности кампаний, количеству клиентов, сделок и т.д. Показатели создаются с помощью опции «Новая мера» во вкладке «Моделирование».

Power View

Данный сервис представляет собой редактор отчетов. Технология Power View умеет визуализировать аналитические данные в различном виде и представлять их так, как удобно пользователю.

Система предлагает большой выбор визуализаций: изображения, графики, диаграммы (круговые, кольцевые, точечные, линейные и т.д.), карты, мозаики. Можно воспользоваться как базовым набором, так и загрузить дополнительные элементы:

Базовый набор выводится в правой части экрана в разделе «Отчет».

Дополнительные элементы загружаются с помощью кнопки «…», далее через опцию «Импортировать из файла» или «Импортировать из магазина».

Чтобы представить отчет в виде того или иного элемента, выберите нужный вариант (график, диаграмма…) в левой части экрана. Затем перетащите необходимые значения из правой части в соответствующие поля в левой.

По желанию можно изменять дизайн каждого типа визуализации: цвет фона или объектов, толщину границ, оси и т.д. Для этого воспользуйтесь вкладкой «Формат». Так вы можете выбрать не только наиболее удобный для вас тип отчета, но и сделать его максимально комфортным для вашего визуального восприятия.

Еще одна полезная кнопка – «Аналитика». С ее помощью можно добавлять в изображение дополнительные элементы: константу, медиану, среднее значение и т.п.

Преимущества Power Bi Mobile

Мобильное приложение системы Power Bi позволяет открывать и просматривать отчетные данные на любом устройстве. Сервис доступен как на Android, так и на IOS. Это очень удобно для руководителей проектов и предприятий, которые часто находятся в разъездах, но регулярно мониторят бизнес-процессы для эффективного и грамотного управления.

Мобильное приложение имеет ценную опцию – создание заметок. Вы можете выделить отдельный фрагмент графика, диаграммы или другого визуализированного отчета, добавить любое замечание и отправить сотрудникам, задействованным в рабочем процессе. Заметка добавляется значком ручки, который появляется при выделении фрагмента.

Другая полезная опция – обмен комментариями с сотрудниками по тому или иному отчету. Чтобы добавлять комментарии, нажмите значок с тремя горизонтальными черточками.

Таким образом вы можете мониторить ситуацию, делиться мнениями и принимать решения даже вдали от своего рабочего места.